Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 21 ottobre 2026

La presente informativa descrive come Rendiconto.io tratta i dati personali degli utenti in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Rendiconto.io, con sede operativa in Italia. Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattarci all'indirizzo email privacy@rendiconto.io.

Dati del gestore (ragione sociale, P.IVA, sede legale) in via di definizione.

Rendiconto.io è titolare per i dati dell'account, della fatturazione e di utilizzo della piattaforma. Per i dati che un ente carica nel proprio workspace (soci, donatori, volontari, movimenti, documenti) il titolare è l'ente, e Rendiconto.io tratta quei dati per suo conto come responsabile del trattamento: vedi la sezione 10.

2. Dati raccolti

Raccogliamo le seguenti categorie di dati personali:

• Dati di registrazione: nome, indirizzo email, password (in forma cifrata), dati del profilo utente.
• Dati dell'ente: denominazione, codice fiscale, forma giuridica e informazioni contabili dell'ente del terzo settore (ETS) gestito sulla piattaforma.
• Dati fiscali e contabili: movimenti finanziari, categorie di entrata e uscita, rendiconti, documenti allegati.
• Dati di utilizzo: indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate, azioni eseguite sulla piattaforma (log di audit) e dati tecnici sugli errori dell'applicazione (pagina, browser, messaggio di errore), a fini di manutenzione.
• Dati di pagamento: i dati della carta di credito e del conto per l'addebito SEPA sono gestiti direttamente da Stripe, che li tratta come titolare autonomo (sezione 7), e non transitano sui nostri server.

3. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• Erogazione e gestione del servizio di rendicontazione ETS.
• Adempimento degli obblighi contabili e fiscali previsti dalla normativa italiana (D.Lgs. 117/2017, Codice del Terzo Settore).
• Comunicazioni relative all'account (notifiche, aggiornamenti del servizio, avvisi di sicurezza).
• Sicurezza del servizio e prevenzione di utilizzi fraudolenti o non autorizzati.
• Adempimento di obblighi di legge a cui è soggetto il titolare del trattamento.

I dati non vengono utilizzati per finalità di marketing diretto o profilazione commerciale senza il consenso esplicito dell'utente.

4. Base giuridica

Il trattamento dei dati si basa sulle seguenti basi giuridiche ai sensi dell'art. 6 GDPR:

• Esecuzione del contratto (art. 6 lett. b): trattamento necessario per erogare il servizio richiesto dall'utente.
• Legittimo interesse (art. 6 lett. f): sicurezza del servizio, prevenzione delle frodi e miglioramento della piattaforma.
• Obbligo legale (art. 6 lett. c): conservazione dei dati fiscali e contabili ai sensi della normativa tributaria italiana.

5. Conservazione dei dati

I periodi di conservazione variano in base alla tipologia di dato:

• Dati fiscali e contabili: conservati per 10 anni in conformità agli obblighi contabili previsti dal Codice Civile e dalla normativa fiscale italiana.
• Log di audit: i dati essenziali di ogni operazione (chi l'ha eseguita, quando e quale azione, su quale elemento, con l'indirizzo IP e il browser di provenienza) sono conservati per 7 anni a fini di tracciabilità e sicurezza. Quando un workspace viene eliminato, i dettagli delle sue operazioni che contengono dati personali (ad esempio i valori prima e dopo una modifica) vengono cancellati o pseudonimizzati, e restano solo i dati essenziali.
• Dati dell'account: conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e per 2 anni successivi alla cessazione del servizio, salvo obblighi di legge.

Al termine del periodo di conservazione, i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

6. Diritti dell'interessato

In conformità agli artt. 15-22 GDPR, l'utente ha diritto di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma del trattamento e copia dei dati personali.
• Rettifica (art. 16): richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti.
• Cancellazione (art. 17): richiedere la cancellazione dei dati, ove non ostino obblighi di legge.
• Limitazione (art. 18): richiedere la limitazione del trattamento in determinati casi.
• Portabilità (art. 20): ricevere i propri dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico.
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento basato su legittimo interesse.

Per esercitare tali diritti, inviare una richiesta a privacy@rendiconto.io. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

Se i dati sono stati caricati da un ente (ad esempio perché si è socio, donatore o volontario di un'associazione che usa Rendiconto.io), la richiesta va rivolta in primo luogo all'ente, che ne è titolare; se arriva a noi, la inoltriamo all'ente (sezione 10).

7. Trasferimento dei dati

I dati sono conservati nell'Unione Europea (data center di Falkenstein, Germania). Utilizziamo i seguenti fornitori, che trattano i dati per nostro conto. Per i dati che gli enti caricano nel proprio workspace, questi fornitori, nella misura in cui li trattano, sono nostri sub-responsabili del trattamento (art. 28, par. 2 e 4 GDPR; vedi la sezione 10):

• Hetzner Online GmbH — server che ospita l'applicazione e il database PostgreSQL (data center di Falkenstein, Germania, UE).
• Cloudflare, Inc. — DNS e archiviazione dei documenti caricati (R2, giurisdizione UE).
• Resend, Inc. — invio email transazionali.
• Functional Software, Inc. (Sentry), con sede negli USA — monitoraggio degli errori tecnici dell'applicazione. Gli eventi di errore sono conservati nella regione UE di Sentry (Francoforte, Germania); i dati organizzativi dell'account Sentry restano negli USA. Riceve dati tecnici sull'errore (pagina, browser, messaggio di errore); è configurato per non ricevere indirizzo IP, cookie né registrazioni della sessione.
• OpenAI, L.L.C. (fornitore AI principale) ed eventualmente, solo come riserva se attivato, Anthropic, PBC — tramite API: lettura degli estratti conto PDF e delle ricevute e documenti caricati (il file viene inviato per l'estrazione), riconoscimento delle colonne dei file CSV ed Excel quando non sono chiare (solo intestazioni e poche righe d'esempio, con IBAN e altri dati sensibili oscurati), classificazione dei movimenti e lettura dei file con cui si importano categorie o modelli di rendicontazione. I file CSV, Excel e CBI dei movimenti bancari vengono letti con regole fisse, senza AI. Ricevono solo il contenuto necessario all'elaborazione; secondo le loro condizioni per l'uso via API, questi dati non sono usati per addestrare i modelli.

Per i fornitori con sede negli USA, il trasferimento avviene nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR (Clausole Contrattuali Standard o Data Privacy Framework).

Titolari autonomi. I pagamenti sono elaborati da Stripe (per i clienti dell'Unione Europea, Stripe Payments Europe, Limited, Irlanda), che non tratta questi dati per nostro conto e non è un nostro sub-responsabile: tratta i dati di pagamento come titolare autonomo, per elaborare i pagamenti, prevenire le frodi e adempiere ai propri obblighi di legge e di conformità, secondo la propria informativa (stripe.com/privacy). Trasmettiamo a Stripe i dati necessari all'abbonamento e alla fatturazione (ad esempio intestatario, email e dati di fatturazione) e riceviamo da Stripe lo stato dell'abbonamento e dei pagamenti, non i dati completi della carta o del conto.

8. Cookie

Il sito utilizza solo cookie tecnici, necessari al funzionamento del servizio o funzionali (sessione, autenticazione, lingua, ultimo workspace usato), per i quali non serve il consenso. Non usiamo cookie di analisi, pubblicità o profilazione, né nostri né di terzi. Per il monitoraggio degli errori nel browser viene eseguito uno script Sentry, che non imposta cookie e non registra la sessione. L'elenco completo dei cookie, con finalità e durata, e l'uso dell'archiviazione locale del browser sono nell'informativa sui cookie. L'utente può gestire le proprie preferenze tramite le impostazioni del browser.

9. Sicurezza dei dati

Per proteggere i dati adottiamo, tra le altre, le seguenti misure:

• Server e database nell'Unione Europea (Hetzner, Falkenstein); documenti caricati su archiviazione in giurisdizione UE (Cloudflare R2).
• Connessioni cifrate (HTTPS) tra il browser e la piattaforma.
• Password conservate solo in forma cifrata (hash), mai in chiaro.
• Separazione dei dati di ogni ente a livello di database e accesso per ruoli assegnati dall'ente.
• Log di audit delle operazioni eseguite sulla piattaforma.
• Backup orari del database, conservati per 30 giorni su archiviazione in giurisdizione UE.
• Monitoraggio degli errori tecnici senza indirizzo IP, cookie né registrazione delle sessioni.

10. Dati caricati dall'ente: accordo sul trattamento (art. 28 GDPR)

Questa sezione è l'accordo sul trattamento dei dati personali tra l'ente e Rendiconto.io ai sensi dell'art. 28 GDPR e fa parte dei Termini di Servizio. Riguarda i dati che l'ente carica nel proprio workspace (anagrafiche, movimenti, documenti, rendiconti), relativi a soci, donatori, volontari, collaboratori, fornitori e beneficiari dell'ente. Il trattamento consiste nel conservare, organizzare ed elaborare questi dati per fornire all'ente le funzioni del Servizio (contabilità, rendiconti, gestione dei documenti). Per questi dati il titolare è l'ente e Rendiconto.io è responsabile del trattamento, per tutta la durata del rapporto con l'ente.

Per questi dati Rendiconto.io si impegna a:

• Istruzioni: trattarli solo per erogare il Servizio e secondo le istruzioni documentate dell'ente, cioè quelle date usando le funzioni del Servizio e quelle contenute nei Termini di Servizio e in questa informativa, anche per i trasferimenti fuori dall'Unione Europea, che avvengono solo verso i fornitori e con le garanzie indicati nella sezione 7. Se la legge ci impone un trattamento diverso, lo comunichiamo prima all'ente, salvo che la legge lo vieti. Se riteniamo che un'istruzione violi il GDPR o altre norme sulla protezione dei dati, lo segnaliamo subito all'ente.
• Riservatezza: consentire l'accesso ai dati solo alle persone autorizzate che ne hanno bisogno per gestire il Servizio, vincolate alla riservatezza.
• Sicurezza: applicare le misure descritte nella sezione 9.
• Richieste degli interessati: aiutare l'ente a rispondere alle richieste di esercizio dei diritti (sezione 6). Se una richiesta arriva a noi, la inoltriamo all'ente senza ritardo.
• Violazioni dei dati: informare l'ente senza ingiustificato ritardo se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i suoi dati, e assisterlo negli adempimenti degli artt. 32-36 GDPR.
• Sub-responsabili: l'ente ci autorizza in via generale ad avvalerci dei fornitori elencati nella sezione 7, ai quali imponiamo obblighi di protezione dei dati equivalenti a questi. Comunichiamo l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile almeno 15 giorni prima, per email o con una notifica nella piattaforma. L'ente può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati scrivendo a privacy@rendiconto.io; se non troviamo una soluzione, può recedere prima che la modifica abbia effetto.
• Fine del rapporto: l'ente può esportare i propri dati dal Servizio in qualsiasi momento. Al termine del rapporto, a scelta dell'ente, restituiamo i dati o li cancelliamo, salvo che la legge ne imponga la conservazione. Con questo accordo l'ente ci incarica di conservare per suo conto, fino alla scadenza dei periodi indicati nella sezione 5, le scritture contabili degli esercizi chiusi o già rendicontati, che l'ente deve tenere per dieci anni (art. 2220 c.c.), e i dati essenziali del log di audit delle modifiche (chi, quando, quale azione, indirizzo IP e browser); i dettagli del log che contengono dati personali sono cancellati o pseudonimizzati quando il workspace viene eliminato. Le copie di backup si cancellano entro 30 giorni.
• Verifiche: mettere a disposizione dell'ente, su richiesta, le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi, e consentire verifiche e ispezioni concordate con ragionevole anticipo.

Workspace gestiti da uno studio. Quando uno studio professionale (ad esempio un commercialista) crea o gestisce il workspace di un ente suo cliente, l'ente resta titolare dei dati, lo studio li tratta come responsabile per conto dell'ente e Rendiconto.io agisce come sub-responsabile dello studio. In questo caso questa sezione è il contratto tra lo studio e Rendiconto.io previsto dall'art. 28, par. 4 GDPR, con gli stessi obblighi sopra elencati, che valgono anche a favore dell'ente. Lo studio dichiara di avere ricevuto dall'ente l'incarico e l'autorizzazione ad avvalersi di Rendiconto.io e dei fornitori della sezione 7, e ci trasmette le istruzioni dell'ente. Se invece il workspace è dell'ente e lo studio vi è invitato, lo studio è un utente autorizzato dall'ente e questa sezione vale direttamente tra l'ente e Rendiconto.io.

Categorie particolari di dati. L'ente carica solo i dati personali necessari alla propria contabilità e ai rendiconti. Elenchi di soci, donatori o beneficiari possono rivelare convinzioni religiose, politiche o filosofiche, l'appartenenza sindacale o dati relativi alla salute (art. 9 GDPR), ad esempio per un'associazione religiosa, politica, sindacale o di pazienti. In questi casi spetta all'ente, come titolare, avere una base giuridica adeguata: di regola l'art. 9, par. 2, lett. d) GDPR, per i dati dei soci, degli ex soci e delle persone che hanno contatti regolari con l'ente per le sue finalità. Rendiconto.io tratta questi dati solo secondo le istruzioni dell'ente e con le misure della sezione 9.

11. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa alla presente informativa sulla privacy o per esercitare i propri diritti, è possibile contattarci all'indirizzo email privacy@rendiconto.io.